Ni har inköpsdata. Men vet ni vad ni ska göra med den?

De flesta företag har redan informationen som behövs för att hitta onödiga kostnader. Den finns i ekonomisystemet, bland fakturorna och i leverantörsregistret. Ändå förlängs gamla avtal, kostnader ökar och liknande tjänster köps från flera olika leverantörer utan att någon reagerar.

Problemet är alltså sällan brist på data. Problemet är att ingen har samlat ihop den och dragit rätt slutsatser.

Vad visar en spendanalys?

En spendanalys ger en samlad bild av företagets inköp. Vad köper ni, från vilka leverantörer och hur har kostnaderna förändrats över tid?

När informationen struktureras blir det enklare att upptäcka sådant som annars försvinner bland tusentals transaktioner. Det kan vara flera leverantörer inom samma område, återkommande inköp utanför avtal eller tjänster som inte har konkurrensutsatts på flera år.

Det betyder inte att allt ska upphandlas på nytt. Men det visar vilka områden som är värda att titta närmare på.

Stor kostnad betyder inte alltid stor besparing

Ett inköpsområde med hög kostnad kan redan ha bra villkor. Samtidigt kan ett mindre område innehålla onödigt många leverantörer, svaga avtal och mycket administration.

Därför räcker det inte att sortera kostnaderna från högst till lägst.

Man behöver också bedöma konkurrensen på marknaden, befintliga avtal, verksamhetens behov och hur enkelt det är att genomföra en förändring.

Målet är inte att ta fram en lång lista med möjliga åtgärder. Målet är att hitta de områden där potentialen är tydlig och förändringen faktiskt går att genomföra.

Analysen ska leda till handling

En rapport sänker inga kostnader.

Värdet uppstår först när analysen leder till förhandlingar, nya avtal, färre leverantörer eller bättre interna arbetssätt. Därefter behöver resultatet följas upp så att den beräknade besparingen också syns i företagets faktiska kostnader.

Det är skillnad på att identifiera en möjlighet och att realisera den.

Ztratego hjälper företag att analysera sina inköp, prioritera rätt områden och genomföra de åtgärder som ger verklig effekt.

Vill ni veta var potentialen finns i era inköp? Kontakta oss så tar vi en första titt tillsammans.