Svanshantering – när många små inköp skapar stora effekter

I de flesta organisationer finns en stor grupp leverantörer som var och en står för små inköpsbelopp – men som tillsammans driver kostnader, administration och risk. Det kallas leverantörssvansen.

Behovet av svanshantering uppstår ofta i flera typer av verksamheter, till exempel:

• Bolag i stark tillväxtfas, där fokus legat på expansion snarare än struktur
• Etablerade bolag utan aktiv inköpsfunktion, där inköp vuxit fram decentraliserat över tid
• Organisationer med begränsade resurser, men hög komplexitet i leverantörsbasen

Gemensamt är att organisationer ofta vet att problemet finns – men saknar överblick och metod för att ta kontroll.

Ett vanligt exempel

Ett tillväxtbolag har på några år gått från 150 till 600 anställda. Nya leverantörer har tillkommit löpande, ofta initierade direkt av verksamheten utan koll och kontroll på vad som redan finns i organisationen. Resultatet är över 1 000 leverantörer, där merparten endast fakturerar några tiotusentals kronor per år.

Känslan blir då att ingen enskild leverantör upplevs som “värd att ta tag i”. Samtidigt:

• saknas samlade avtal
• priser varierar för likvärdiga tjänster
• administrationen är hög
• ingen har en tydlig bild av den faktiska totalkostnaden

Vid en djupare analys av helheten visar det sig att leverantörssvansen står för en begränsad del av spend – men en oproportionerligt stor del av komplexitet, risk och förbättringspotential.

Vad svanshantering faktiskt handlar om

Svanshantering är inte ett operativt inköpsprojekt. Det är ett beslutsunderlag för att:

• identifiera vilka leverantörer som bör konsolideras, styras eller avvecklas
• synliggöra dolda kostnader och ineffektivitet
• skapa förutsättningar för enklare styrning och efterlevnad, inklusive ESG

Erfarenhetsmässigt finns ofta en förbättrings- och besparingspotential på 5–10 %, utan att påverka verksamheten negativt.

För många bolag är svanshantering ett första, nödvändigt steg för att gå från reaktivt inköp till affärsmässig kontroll – utan att bygga upp en tung inköpsorganisation.